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Gain de temps et de qualité grâce aux logiciels de devis

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A la portée de toutes les bourses et de tous les artisans, quel que soit leur niveau en informatique, les logiciels de devis et facturation simplifient une partie de la gestion de l'entreprise. Zoom sur les points-clés à étudier pour choisir le programme adapté.

Les devis manuscrits restent la solution privilégiée par bon nombre d artisans. Pourquoi n'optent-ils pas pour une version informatisée? Le manque de temps et de connaissances demeurent les raisons les plus invoquées. S'il est vrai qu'une certaine maîtrise de l'informatique se révèle indispensable, utiliser un logiciel de devis offre un gain de temps considérable, d'autant plus que celui-ci peut être adapté au secteur du bâtiment. Certains, plus complets, vont même plus loin en intégrant des fonctions destinées à aider l'artisan dans la gestion des aspects comptable, administratif et commercial de son entreprise. Chronophages les logiciels de devis?

Incontestablement non. Les programmes informatiques destinés aux artisans du BTP sont de véritables outils d'optimisation du temps et des moyens financiers de l'entreprise.

La bonne info au bon moment

Tout d'abord, ces logiciels permettent aux professionnels d'aller plus vite dans la réalisation de leurs études de prix. Il suffit d'entrer le nom du client, l'adresse du chantier et les informations concernant les produits et les prestations proposés. Grâce aux différents modèles de devis et aux tarifs préenregistrés dans les «bibliothèques» (Office des prix du bâtiment, L'Annuel des Prix BTP...), finis les oublis de mentions légales (lire encadré p. 36), mais aussi les fastidieuses recherches de prix dans les catalogues. D'autre part, vous gagnez du temps sur l'envoi, la facturation et la relance client. Ainsi, en un clic, le devis peut être transmis par mail ou par fax. Ensuite celui-ci peut être transformé en facture et l'ensemble des données utilisées dans ces documents est conservé pour suivre l'évolution de l'activité. «Les logiciels permettent à l'artisan de mieux gérer ses contacts, de faire le suivi de ses chantiers, de relancer les devis en attente ou les factures non payées», affirme Nathalie Dujardin, dirigeante de Cap Gestion, cabinet de conseil, assistance et formation des TPE.

En stockant un nombre important d'informations commerciales et comptables, les logiciels les plus élaborés évitent de jongler avec différents fichiers informatiques. De la santé de l'entreprise à la prospection, tout est organisé dans un seul est même programme: «L'utilisateur peut connaître à tout moment sa situation, son résultat, calculer sa marge ou surveiller la rentabilité d'un chantier, mais aussi anticiper sur ses charges à venir afin de réagir en conséquence», poursuit Nathalie Dujardin. A partir des fonctions «devis» et «facturation», le programme établit en effet des tableaux de synthèse et des statistiques de l'activité professionnelle. En outre, les logiciels permettent de constituer un carnet d'adresses que l'artisan peut utiliser pour ses prospections «Il peut ainsi mettre en place des opérations commerciales, telles que des mailings annonçant des offres promotionnelles, afin de fidéliser sa clientèle et développer son chiffre d'affaires.» Au final, c'est toute la partie administrative du travail de l'artisan qui gagne en réactivité et en qualité. Grâce à la réalisation de documents professionnels personnalisés, c'est l'image de marque de l'entreprise qui est améliorée.

Pour les novices en informatique, choisir un logiciel de devis et de facturation peut sembler insurmontable. Entre ceux vendus dans le commerce et ceux téléchargeables sur Internet, difficile de savoir lequel convient à son entreprise. Comme l'explique la dirigeante de Cap Gestion, choisir un logiciel revient à se demander quelles sont ses méthodes de travail: «L'essentiel est de disposer d'un outil correspondant à ses besoins, à son métier et qui soit simple d'utilisation. Je conseille de dresser une liste des fonctions qui paraissent indispensables et celles qui sont souhaitées par l'utilisateur afin de réaliser une sorte de cahier des charges», lequel peut être ensuite remis à un vendeur afin qu'il aiguille le professionnel dans son choix. Certains outils sont particulièrement complets, mais tous les artisans n'ont pas forcément l'utilité de fonctions telles que la gestion des stocks, le suivi des chantiers, la possibilité d'affecter plusieurs TVA pour un même client... Pour cette catégorie d'utilisateurs, les programmes simples n'intégrant qu'un module d'édition de devis et de factures sont les plus adaptés.

Certains points techniques doivent également être étudiés. Tout d'abord, si le produit propose une bibliothèque de prix, celle-ci doit pouvoir être mise à jour régulièrement. Il convient alors de se renseigner sur le coût engendré. Le tarif généralement constaté est d'environ 100 Euros HT pour une actualisation.

Des forfaits dégressifs sont proposés par certains éditeurs afin d'obtenir les nouveaux prix plusieurs fois par an. A l'instar de toutes les solutions informatiques, d'autres points de contrôle sont nécessaires: il s'agit de s'interroger sur l'espace disponible sur le disque dur pour installer le programme, sur la version de son explorateur Internet pour les mises à jour ou les envois par mail, mais aussi sur la compatibilité du logiciel avec la configuration de son ordinateur et avec les autres logiciels présents. Par exemple, il faut vérifier l'interaction avec les outils de bureautique, notamment le traitement de texte et les tableurs. Si vous employez un logiciel de comptabilité, il est impératif que les données utilisées pour l'établissement de devis puissent être traitées par cette autre application. Il est alors conseillé de privilégier les produits d'un même éditeur. Il faut enfin examiner tous les services qui vont permettre à l'artisan de gagner du temps dans la mise en place du système et dans son utilisation, à savoir la possibilité de bénéficier d'une formation et le contrat d'assistance en cas de problème. Pour Nathalie Dujardin, il ne faut pas «hésiter à demander une version de démonstration». La version informatisée du devis est certes destinée à optimiser le travail du professionnel, mais celui-ci doit prendre le temps d'étudier les différentes offres pour trouver celle qui lui convient.

A savoir
La force contractuelle du devis

Obligatoire dès lors que le montant estimé est supérieur à 150 Euros HT, le devis est un outil contractuel qui, s'il est mal rédigé ou non respecté, peut non seulement entraîner la nullité du document, mais également exposer le professionnel à des poursuites judiciaires. Les mentions légales devant y figurer son nombreuses: la date de la rédaction, le nom et l'adresse de la société, le nom du client et l'adresse de l'exécution des travaux, le décompte détaillé en quantité et en prix de chaque prestation et produit nécessaires à l'opération prévue, les frais de déplacement éventuels, la somme globale à payer, le taux de TVA, la durée de validité de l'offre, l'indication du caractère gratuit ou payant du devis. Enfin, pour être conforme, le document doit être établi en double exemplaire et comporter obligatoirement la mention manuscrite du client «devis reçu avant exécution des travaux, bon pour accord», ainsi que sa signature.

Les principaux logiciels de devis et de facturation

Devis - Facturation Edition TPE de Comptanoo
S'il n'intègre pas les spécificités du secteur, ce logiciel offre l'aspect pratique des outils destinés aux TPE. Par exemple, son mode ASP permet à l'artisan de faire étudier ses devis via Internet à son expert- comptable, sans avoir à se déplacer.
Prix: 8 Euros HT/mois

Batappli de Systemlog

La simplicité est ce qui caractérise le plus ce logiciel qui se compose de six rubriques (clients, ouvrage, devis, factures, situation et tableau de bord). Livré avec un «mode débutant» guidant l'utilisateur pas à pas, Batappli se commande avec la souris ou par la voix.
Prix: 38 Euros HT/mois

Devis et Facturation Bâtiment Pratic 2009 d'EBP

Avec ce logiciel, vous constituez votre propre bibliothèque de prix et gérez vos fournitures, votre main-d'oeuvre et votre matériel. En cas de retard de paiement du client, le programme vous avertit et permet d'envoyer des lettres de relance.
Prix: 139 Euros HT

BatiFree devis / factures de BatiFree

Le logiciel BatiFree s'adresse à tous les corps d'état du bâtiment. Son prix abordable inclut l'accès à la rubrique «bons plans» sur le site internet de l'éditeur où les membres de la communauté s'échangent leurs astuces ou encore des propositions de collaboration.
Prix: à partir de 179 Euros HT

Multi devis du bâtiment 2009 de Ciel

Evolutif, ce logiciel permet de réaliser ses premiers devis en toute simplicité et les suivants de façon plus élaborée en intégrant des photos et des plans. De plus, le simulateur de prix est équipé d'un système d'alertes en cas de vente à perte.
Prix: à partir de 399 Euros HT

Multi Devis de Sage

Devis, facturation et suivi de chantier... Ce logiciel, simple d'utilisation et personnalisable aux couleurs de l'entreprise, offre également la possibilité de gérer ses stocks de matériel et de commander directement chez les fournisseurs.
Prix: 493 Euros HT

E-bat de Batitel

Intégrant la bibliothèque de l'Office des prix du bâtiment (OPB), soit plus de 60 000 tarifs mis à jour régulièrement, E-bat est un logiciel complet. Autre atout: sa présentation simple et aérée qui en fait un outil facilement maîtrisable.
Prix: 610 Euros HT

Onaya Devis d'Aquitaine Informatique

Onaya Devis intègre les bibliothèques générales du marché et celles de nombreux fournisseurs. Il permet d'éditer un nouveau document à partir d'un devis existant, une fonctionnalité pratique lorsque vous réalisez souvent le même type de travaux.
Prix: 1 800 Euros HT

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