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Les astuces pour rationaliser votre consommation de papier

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En cette période de vaches maigres, les entreprises recherchent des pistes d'optimisation des dépenses importantes et rapidement applicables. Si vos achats de papier ne sont pas encore contrôlés, c'est le moment d'y penser! L'enjeu est à la fois économique et écologique.

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Jusqu'à 85 kg! Il s'agit de la consommation de papier par employé de bureau français et par an. Soit près de trois ramettes par moisSource: Copacel (Confédération française de l'industrie des papiers-cartons en cellulose). Certaines entreprises, conscientes de l'augmentation de ces chiffres, mettent en place des dispositifs pour optimiser leur consommation de papier. Comment? En adoptant une politique d'achats plus responsable. Vous pouvez par exemple opter pour les commandes groupées de vos fournitures, et réaliser ainsi une économie de l'ordre de 20 % sur vos factures. «Pour réduire ses stocks, un dirigeant peut aussi limiter ses achats et adopter une politique de réduction de consommation de papier. L'enjeu est double puisqu'il est à la fois économique et écologique », explique Emmanuel Vrignaud, conseiller environnement et développement durable au sein de la chambre de commerce et de l'industrie de Paris Seine-Saint-Denis (CCIP Seine-Saint-Denis). Quelle est la démarche à suivre En premier lieu, faites le point sur votre entreprise et répertoriez les types de papiers utilisés. Il est important d'avoir une bonne visibilité de votre volume global de dépenses, donc de votre consommation générale. Commencez par identifier chaque nature de feuilles (blanches, de couleur, formulaires, journaux, enveloppes...) et leurs usages (interne ou externe, pour communiquer sur votre entreprise, réaliser un devis...). « Cette étape n'est pas toujours évidente, car l'achat de ramettes se fait souvent au cas par cas, et en fonction des demandes des utilisateurs. Mais elle est primordiale pour déterminer la marche à suivre et optimiser ses achats en fonction des besoins réels », explique Emmanuel Vrignaud (CCIP Seine-Saint-Denis). Dans un deuxième temps, posez-vous les bonnes questions: vos collaborateurs sont-ils sensibilisés à une utilisation «responsable» du papier? Disposez-vous, au sein de votre entreprise, de solutions techniques permettant de maîtriser vos consommations (impression recto-verso...)? Avez-vous la possibilité de réduire le grammage utilisé en interne ?

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Comment sensibiliser vos salariés?

Pour encourager les collaborateurs à adopter une consommation plus responsable de papier, vous pouvez leur présenter les différentes étapes du cycle de vie du papier, sa consommation au bureau et les bénéfices du recyclage. En parallèle, il ne faut pas hésiter à communiquer sur votre démarche et afficher différents messages dans des lieux stratégiques. Voici quelques exemples: - N'imprimez vos documents et mails qu'en cas de nécessité.
- Imprimez en recto verso autant que possible.
- Utilisez les options d'économie d'encre de vos imprimantes.
- Réutilisez le côté vierge des papiers usagés (imprimés, brouillons, erreurs de photocopies, dossiers devenus obsolètes...).
- Certains logiciels vous permettent d'imprimer plusieurs pages sur une seule. Par exemple, vous pouvez, avec l'application PowerPoint, choisir d'éditer deux diapositives par face.
- Utilisez un grammage plus léger pour vos impressions quotidiennes.
- Si un document doit être lu par plusieurs personnes, faites circuler un seul exemplaire et mettez-le en évidence sur un panneau d'affichage.
- Privilégiez les corrections à l'écran afin d'éviter l'impression d'ébauches multiples de documents.
- Favorisez le plus possible l'archivage électronique de vos documents.
Source: Ademe

Emmanuel Vrignaud, conseiller environnement à la CCIP Seine-Saint-Denis

« Pour réduire ses stocks, un dirigeant peut limiter ses achats et adopter une politique de réduction de consommation de papier. »

Evaluez votre consommation de papier

Troisième étape: estimez les quantités de copies utilisées et perdues. L'appréciation de votre consommation et de la quantité de papier jetée va vous permettre de concevoir un plan d'action. Une stratégie qui passe par la mise en place, à côté de chaque photocopieuse et de chaque imprimante, d'un système de bacs avec une signalétique claire. L'objectif est d'inciter les collaborateurs à y déposer et à y récupérer, pour leurs besoins en brouillon, les feuilles imprimées uniquement sur une face. Autre astuce pour réduire votre consommation: repenser votre communication interne pour limiter la production de papier (revue de presse informatisée, panneau d'affichage, diffusion de sommaires, etc.) ou dématérialiser les envois internes en privilégiant l'envoi d'informations par mail. N'hésitez pas non plus à analyser les abonnements (journaux, bulletins, revues, lettres professionnelles...), à les adapter aux besoins réels des collaborateurs et à les obtenir sous format électronique. En parallèle, mettez en place un indicateur annuel, à savoir un tableau de diagnostic des achats de papier (voir notre tableau ci-dessous). Il vous faudra estimer ces données sur la base d'un échantillonnage, à l'échelle de plusieurs postes ou services représentatifs et sur quelques semaines.

Faites adhérer vos collaborateurs

Pour que ce plan d'actions fonctionne, vous devez impliquer le plus possible l'ensemble de vos collaborateurs. « Les salariés sont souvent très volontaires pour s'engager dans une démarche de développement durable. Il est primordial que leur adhésion soit totale, car ce sont eux qui vont mettre en pratique ces démarches », souligne Emmanuel Vrignaud (CCIP Seine-Saint-Denis). La communication interne doit donc faire l'objet de toute votre attention (voir l'encadré p. 28). Pour encourager les bonnes pratiques, n'hésitez pas à multiplier les messages: affichage dans les lieux stratégiques, mention automatique en bas des mails de phrase type «Agissons pour l'environnement, n'imprimez ce document que si vous en avez l'utilité». Ou encore la publication régulière des indicateurs-clés pour informer vos collaborateurs de l'évolution de la démarche. Un projet d'équipe qui peut découler, s'il est prometteur, sur d'autres problématiques de réduction des déchets, comme celle des fournitures par exemple.

En pratique

Mettez en place un tableau pour diagnostiquer les achats de vos papiers et les économies à réaliser
Pour rationaliser votre consommation de papier, vous devez examiner, à la loupe, sur une période définie et poste par poste les habitudes de vos collaborateurs.

Mallory Ulanne

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