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Logiciels de devis: simplifiez-vous la vie

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Informatique. Abordables et de plus en plus ergonomiques, les logiciels de devis simplifient la gestion administrative de l'entreprise. Tour d'horizon des solutions existantes et des paramètres à étudier pour bien choisir.

Un traitement de texte ou un tableur Excel. C'est de cette manière que beaucoup d'artisans réalisent encore leurs devis. Seuls 32 % d'entre eux utiliseraient un logiciel de facturation, selon une étude réalisée par l'éditeur Ciel en avril 2010. Les principaux freins? « Les artisans qui ne sont pas familiarisés avec l'usage de l'informatique craignent de ne pas y arriver et de perdre leur temps », explique Nathalie Keller, chef de produits bâtiment chez EBP. Peur du coût, poids des habitudes et méconnaissance des nouvelles technologies expliquent que peu de professionnels s'équipent de tels outils. L'exemple est donné avec André Lestienne, gérant de ACPR Services à Saint-Pathus, en Seine-et-Marne. Si son épouse s'est dotée d'un logiciel pour établir la comptabilité et les factures de l'entreprise, l'artisan plombier chauffagiste se charge de l'élaboration des devis mais toujours via Excel. « Mon mari n'est pas expert en matière d'informatique », explique Candice Lestienne.

@ FRANCOIS VINCENT

Un devis en quelques clics

Que notre plombier et autres artisans frileux face à de tels outils se rassurent! La création d'un devis aux couleurs de leur maison peut se faire aisément en quelques clics. Il suffit généralement d'ouvrir un modèle enregistré, d'entrer les coordonnées du client, de sélectionner dans la bibliothèque de produits ceux nécessaires pour le chantier, d'indiquer le coût de la main-d'oeuvre et le tour est joué! «Nous avons gommé toutes les difficultés pour l'utilisateur avec une navigation simple et intuitive au niveau des menus et boutons d'action, assure Valery Tarondeau, directeur de la Business Unit TPE & Associations de Cegid. Le mode de saisie est simple et il est possible d'intégrer des commentaires ou des explications, d'insérer des titres, du gras, du souligné, aussi facilement que dans un traitement de texte. » Pour vous convaincre de la simplicité d'utilisation du logiciel que vous aurez sélectionné et de sa cohérence avec vos activités, n'hésitez pas à télécharger une version de démonstration gratuite, si elle existe, ou à en demander une à un revendeur. Et pour ceux qui craignent vraiment d'être perdus, sachez que la plupart des éditeurs proposent une assistance téléphonique voire, pour certains, une formation sur site. « Nous essayons de répondre aux questions dans les minutes qui suivent, déclare - Daulion, gérant de Batifree. Dans 90 % des cas, nous parvenons à résoudre le problème à distance et, si ce n'est pas le cas, nous nous déplaçons dès le lendemain. » Pour plus de proximité, vous pouvez également choisir un spécialiste de l'informatique développant des solutions de gestion dans votre région. Ainsi, le cabinet informatique Landron propose aux artisans du Calvados une solution répondant spécifiquement aux besoins des métiers du bâtiment: ArtiGest Evolution. « C'est un outil conçu pour des artisans par des artisans », expliquent les associés Cédric Landron et Sébastien Legentil dont les pères respectifs travaillaient dans le bâtiment.

Témoignage
Dimitri Heulin, dirigeant de l'entreprise Heulin Dimitri à Caen

Des logiciels de devis, Dimitri Heulin en aura essayé plusieurs avant de trouver le produit répondant aux spécificités de son métier (peinture-revêtement) et simple à utiliser. Son épouse, Christelle, en charge de la partie administrative de l'entreprise, s'est finalement tournée vers le cabinet informatique local Landron et sa solution ArtiGest Evolution. « Il m'a suffi d'une seule démonstration pour que je puisse, moi qui ne suis pas une férue d'informatique, me servir du logiciel, assure-t-elle. C'est un outil indispensable qui me permet de gagner du temps dans l'élaboration des devis, sans être obligée de recommencer à zéro à chaque nouveau chantier. Sans compter qu'un devis bien rédigé et bien présenté est une bonne carte de visite pour un artisan qui peut ainsi gagner en crédibilité. Enfin, cela permet de détailler clairement le chantier pièce par pièce, d'expliquer et de revenir si besoin sur certains points, et d'éviter tout malentendu. S'appuyer sur un outil fiable est un précieux gage de sécurité et de sérénité. »

Une large panoplie de solutions

Quelle que soit la solution choisie, qu'elle soit proposée par un mastodonte de l'édition informatique ou par un acteur local, qu'elle soit vendue dans le commerce ou téléchargeable sur Internet, vous devrez vous assurer de plusieurs points. Outre le fait qu'elle corresponde bien à vos besoins et qu'elle soit simple d'utilisation, cette dernière devra être compatible avec la configuration de votre ordinateur et de vos logiciels (notamment les outils de bureautique et ceux de comptabilité). Vérifiez également que le produit propose une bibliothèque de prix et renseignez-vous sur le coût des mises à jour (environ 100 euros HT pour une actualisation annuelle). Etudiez bien tous les services qui vous permettront de gagner du temps dans la mise en place du système et dans son utilisation (contrat d'assistance, formation, etc.). Sachez également qu'il existe un large éventail de logiciels de devis (d'une centaine d'euros HT à plus de 1 000 euros HT), de la solution basique proposant un minimum de fonctionnalités au véritable outil de pilotage de l'entreprise. Les logiciels les plus élaborés vous permettront d'effectuer le suivi de vos chantiers et de calculer leur rentabilité, de relancer les devis en attente et les factures non payées, d'établir des tableaux de synthèse et des statistiques sur votre activité, de constituer un carnet d'adresses et de mettre en place des opérations commerciales. Du simple outil d'élaboration de devis au logiciel tout en un, l'objectif de ces solutions est de faciliter la gestion de l'entreprise et de permettre à l'artisan de gagner en réactivité et en qualité auprès de ses clients.

Bon pour accord
Le devis: un document contractuel

Obligatoire dès lors que le montant des travaux ou de l'intervention s'avère supérieur à 150 euros HT, le devis n'est pas seulement une estimation. Lorsqu'il est signé par les deux parties, il prend valeur de contrat. En cas de litige entre les deux parties, le devis constitue donc l'élément de référence. Mieux vaut donc ne pas négliger son élaboration. Les mentions légales devant y figurer sont nombreuses. Renseignez-vous. Enfin, pour être conforme, le document doit être établi en double exemplaire et comporter obligatoirement la mention manuscrite du client « devis reçu avant exécution des travaux, bon pour accord », ainsi que sa signature.

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