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Logiciels : vos devis pro en quelques clics

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Informatique. Créer ses devis via un logiciel n'est ni compliqué, ni onéreux. En revanche, trouver le logiciel adéquat n'est pas chose facile tant l'offre est importante. Tour d'horizon des critères à prendre en compte.

Michel, plombier dans le Sud de la France, réalise tous ses devis sur Word puis établit ses factures sur un tableur Excel. Mais, avoue-t-il à demi-mot, « c'est parfois «prise de tête» ». Alors pourquoi n'opte-t-il pas pour un logiciel de devis ? La force de l'habitude, puis le coût et la méconnaissance de l'informatique lui apparaissent comme des freins. Pourtant, le gain de temps généré par ces logiciels n'est pas un argument purement marketing avancé par les éditeurs. Et qui dit gain de temps, dit retour sur investissement ! Un investissement qui, par ailleurs, peut avoir des répercussions positives sur votre image grâce à la présentation professionnelle de vos devis.

Ainsi, avec un logiciel spécifique, la création d'un devis à vos couleurs se fait en quelques clics. Vous ouvrez un modèle enregistré, renseignez les coordonnées de votre client puis sélectionnez, dans la bibliothèque de produits, ceux dont vous avez besoin. Vous indiquez la quantité voulue et le coût de la main-d'oeuvre (lire l'encadré page 36) est alors généré automatiquement. Et c'est terminé ! Donc, que Michel se rassure, s'il sait utiliser Word et Excel, il a les connaissances informatiques suffisantes pour travailler sur ces logiciels ! Vous n'êtes d'ailleurs pas tout seul face à votre ordinateur et votre premier devis à créer. La plupart des éditeurs proposent une assistance télé phonique, voire, pour certains, une formation sur site. « L'artisan ne doit pas hésiter à solliciter son fournisseur, estime Jean-Hugues Clauss, responsable commercial Bâtiment et TPE chez Fiducial Informatique. Non que les logiciels soient compliqués à utiliser mais parce que c'est rassurant pour l'utilisateur et qu'il gagnera en rapidité de prise en main. »

Automatisation n'est pas incompatible avec personnalisation

Avec un peu d'expérience, vous serez capable de personnaliser vos devis. Car si tout est automatisé, vous faisant ainsi gagner un temps précieux sur la création d'un nouveau devis, vous pouvez prendre quelques heures et ce, une bonne fois pour toutes, pour paramétrer le logiciel selon vos besoins. Vous pouvez ainsi intégrer votre logo, augmenter ou réduire le coût de la main-d'oeuvre et des articles, etc. D'ailleurs, l'intérêt de ces logiciels est de préserver votre niveau de marge. Une alerte peut vous être adressée si, par exemple, vous indiquez un prix inférieur au prix d'achat.

Vous pouvez aussi choisir et modifier la bibliothèque de prix ou créer votre propre base de données. Il est d'ailleurs conseillé d'opter pour un logiciel de devis spécifiquement pensé pour le bâtiment (voir notre sélection de logiciels). Car les fonctionnalités sont adaptées aux besoins des entreprises du secteur et les logiciels permettent l'import des bibliothèques de prix du bâtiment. Mais il faut savoir que le prix de la plupart des logiciels de devis ne comprend pas de base de données de prix comme Batiprix ou Batitel. Il convient donc de vérifier que celle qui vous intéresse est compatible avec le logiciel et de l'importer moyennant quelques centaines d'euros supplémentaires... Puis de payer à nouveau tous les ans pour obtenir la mise à jour. « Un artisan peut avoir tout intérêt à se constituer sa propre bibliothèque de prix, estime Laurent Costes, p-dg de Systemlog, éditeur du logiciel BatAppli. Excepté pour ceux qui utilisent des matières premières comme le fier ou le cuivre, dans ce cas, il vaut mieux se référer à une bibliothèque fournisseurs. »

Il est donc évident, au vu de ces premiers éléments, que l'ergonomie et la facilité d'utilisation sont des critères à prendre en compte avant d'acheter tel ou tel logiciel.

Téléchargez en ligne une version de démonstration gratuite, si elle existe, ou n'hésitez pas à demander une démonstration à un revendeur pour vous faire une idée et vous confronter à la «bête» avant de vous engager.

Des logiciels tout en un

Par ailleurs, analysez les services et fonctionnalités proposés. En effet, la plupart des logiciels ne se contentent pas d'émettre des devis. De la facturation à l'analyse de l'activité via un tableau de bord en passant par le suivi du règlement du client, les logiciels vous simplifient la vie administrative. Mieux, ils vous permettent un meilleur pilotage de votre entreprise en ne laissant aucun devis sans relance, aucune facture non réglée. Les fonctionnalités sont d'ailleurs très pointues et adaptées à la gestion d'une entreprise du bâtiment : gestion des différents taux de TVA et des retenues de garantie, factures de situation de chantier, etc.

Selon vos besoins, vous pouvez opter pour un logiciel ayant un minimum de fonctionnalités ou opter pour la gamme supérieure. D'EBP à Fiducial Informatique en passant par Ciel et MediaBat, les éditeurs proposent différentes gammes de produits et donc de prix. Attardons-nous, par exemple, sur le dernier né de Ciel, Devis Factures du bâtiment, lancé ce mois-ci. Il propose des devis par tranche de travaux ; l'édition d'attestation de TVA à 5,5 % ; une alerte si vous proposez des prix en dessous du prix d'achat ; trois niveaux de relance avec lettres types associées ; la commande automatique aux fournisseurs ; le transfert des écritures vers le logiciel de compta Ciel, etc. Ce dernier point est en effet à prendre en considération si vous utilisez un logiciel de comptabilité par ailleurs. La compatibilité entre les deux logiciels peut être intéressante puisque vous n'avez pas à ressaisir les encaissements, ce qui permet aussi d'éviter les erreurs et autres oublis. Il vous faudra alors privilégier deux logiciels de la même marque. Comme Ciel, Fiducial Informatique, Sage et EBP, par exemple, proposent des logiciels de devis et de comptabilité compatibles. Même ordre d'idées si vous utilisez des logiciels de métré. En choisissant des programmes compatibles (comme ceux de Sage et de MediaBat), vous pourrez envoyer les résultats des métrés directement dans vos devis? Un gain de temps supplémentaire !

Enfin, dernier point : la mobilité. Si vous souhaitez éditer des devis directement chez le client, certains logiciels sont plus adaptés que d'autres. C'est le cas de BatAppli de Systemlog. Si vous êtes équipé d'un tablet PC, vous pouvez tout commander à l'aide d'un stylet et même faire signer votre client sur le-champ.

Sélection de logiciels dédiés au bâtiment

Devis et Facturation Bâtiment Classic 2010 d'EBP
Devis, factures et gestion des règlements. Compatible avec les logiciels comptables EBP, Ciel... Bibliothèque interne, possibilité d'importer les tarifs fournisseurs. Suivi de chantier et import des bibliothèques d'ouvrages avec la gamme supérieure (399 Euros HT).
Prix : 139 Euros HT avec un mois d'assistance téléphonique

Ciel Devis Factures du bâtiment 2010
Ce nouveau logiciel tout en un est dédié aux artisans du bâtiment. Compatible avec Ciel Compta. Import possible de 22 bibliothèques de prix du secteur. Interface conviviale. Un an d'assistance téléphonique compris.
Prix : 149 Euros HT (offre de lancement jusqu'au 31 août 2010)

Winbat de Fiducial Informatique
Devis, factures, suivis clients et d'activité. Compatible avec le logiciel de compta Winfic. La version Winbat Expert (490 Euros HT, contrat d'assistance 260 Euros HT par an) permet le suivi de chantier, le calcul des métrés, l'import des bases de données Gible et Batiprix.
Prix : 199 Euros HT, contrat d'assistance 175 Euros HT la 1er année

Sage 30 Multi Devis
Devis, factures, métrés, suivis chantiers et clients, tableau de bord. Compatible avec Sage 30 Comptabilité et Sage Paie. Liaison possible avec le logiciel de métré Sage 100 Métricom. Existe en Edition Pilotée (à partir de 750 Euros HT) qui permet d'aller plus loin dans l'analyse de l'activité.
Prix : à partir de 550 Euros HT, contrat d'assistance à 350 Euros HT

MediaBat Devis Facturation
Logiciel tout en un dédié aux artisans. Compatible avec les logiciels de compta Ciel et EBP. Bibliothèque d'ouvrages tout corps d'état. Peut être associé à ScanPlan pour intégrer le calcul des métrés. Existe en version «light» (uniquement devis et factures) à 250 Euros HT.
Prix : 680 Euros HT (monoposte), 1 070 Euros (réseau)

BatAppli de Systemlog
Devis, factures, suivis chantiers et clients, tableau de bord. Hot line pendant un an, Annuel des prix inclus, création de l'en-tête de votre devis, etc. Interface intuitive et «mode débutant». A utiliser idéalement avec un tablet PC.
Prix : 1 290 Euros HT ou 2 490 Euros HT avec 4 h de formation sur site

Web

Calculez votre coût de main-d'oeuvre
Anabase, tel est le nom du logiciel de calcul du prix de vente et de revient que la Fédération française du bâtiment (FFB) met à disposition de ses adhérents, gratuitement sur son site web. En 20 minutes, vous pouvez ainsi établir le taux horaire moyen, c'est-à-dire le coût de la main d'oeuvre en dessous duquel vous perdez de l'argent. Une donnée que vous pourrez intégrer dans votre logiciel de devis.
Vous pouvez enregistrer les données et, en cas de changement de situation (augmentations salariales, baisse ou augmentation de l'effectif...), refaire les calculs et ainsi réajuster vos marges.
Rens. : www.ffbatiment.fr

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