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Réduire ses frais généraux, mode d'emploi

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Fournitures, téléphonie, énergie... Si vous n'y prêtez pas attention, tous ces postes peuvent peser lourd sur votre budget. Pour traquer les coûts inutiles, vous devez mettre en place une stratégie.

«Les frais généraux, c'est-à-dire l'ensemble des achats non stratégiques peuvent atteindre jusqu'à 30% du chiffre d'affaires», indique Olivier Avril, gérant associé d'Acting Finances, société de conseil en finances pour PME. Vous pouvez néanmoins réaliser jusqu'à 20% d'économies en les rationnalisant.

1- Analysez vos dépenses

Il faut procéder par étapes. «Avant de vous lancer dans une démarche de réduction des coûts, sachez précisément ce que vous dépensez et comment», prévient d'emblée Judith Palant, gérante du cabinet de conseil en achats Services et Entreprises. Il est donc important de vous plonger dans vos factures et d'établir un bilan précis, poste par poste: montants dépensés, liste des fournisseurs, fréquence des achats, délais de paiement accordés, etc. En comparant vos différents contrats, vous pourriez avoir quelques surprises, comme constater que vous êtes couvert, pour le même risque, par plusieurs assurances différentes.

2- Définissez vos attentes

Une fois cet état des lieux dressé, faites le point sur vos besoins. «Savoir, par exemple, combien d'heures de communication téléphonique par mois ou quel débit internet sont nécessaires à l'entreprise permet d'ajuster au mieux vos contrats», explique Judith Palant. Faites en sorte qu'ils correspondent à vos besoins, en évitant les services inutiles en milieu professionnel (SMS gratuits inclus dans les forfaits, etc.).

3- Renégociez vos contrats

Restez attentif à vos consommations: à chaque variation significative et durable, faites adapter votre contrat ou forfait. Et, même à consommation constante, n'hésitez pas à prendre contact avec vos fournisseurs. «Les postes de dépenses les plus importants doivent être renégociés au moins une fois par an», confirme Olivier Avril, d'Acting Finances. La renégociation n'est pas un acte facile, mettez en avant votre qualité de client fidèle, la régularité de vos achats et de vos paiements, voire votre volume d'achats. Si vous possédez plusieurs contrats d'assurance chez un même courtier, il aura tout intérêt à vous garder. Idem pour votre banquier. Au final la négociation commerciale peut représenter de 3 à 5% d'économies sur une facture. Sachez, en outre, qu'en limitant le nombre de vos prestataires pour un même type de dépense, comme les fournitures de bureau, vous gagnerez également en simplicité, en temps et donc en argent. Moins de factures nécessitant moins de gestion de votre part ou de celle de votre comptable.

4- Faites jouer la concurrence

Pour négocier plus facilement, vous pouvez mettre en avant l'offre avantageuse d'un concurrent. Demandez des devis à différents prestataires et comparez, à qualité et niveau de service égaux. Car, selon le produit ou le service, le prix ne saurait être l'unique référence. Le choix d'un nouveau fournisseur doit en effet s'appuyer sur plusieurs critères: la réponse précise à vos besoins, la qualité de service (hot line, dépannages...), les conditions de paiement et de livraison. Ainsi, sur les marchés nouvellement ouverts à la concurrence du gaz et de l'électricité, il peut être tentant d'opter pour un nouvel acteur, moins cher. Attention, quitter Gaz de France est irréversible: si vous n'êtes pas satisfait de votre nouveau prestataire, vous ne pourrez pas redevenir client du fournisseur historique, à moins de changer d'adresse.

5- Regroupez-vous

Les faibles volumes générés par une petite entreprise isolée limitent sa capacité de négociation. En vous regroupant, vous pouvez commander plus, et donc obtenir de meilleures conditions tarifaires. En outre, l'union faisant la force, vous inversez la tendance et prenez l'avantage. Vous pouvez ainsi commander en gros avec d'autres artisans de votre zone d'activité ou encore rejoindre une coopérative. Cette dernière, conçue pour optimiser les achats stratégiques des artisans, négocie également des tarifs attractifs pour leurs achats généraux.

SUR LE WEB

www.energie2007.fr
Infos sur la déréglementation des marchés du gaz et de l'électricité et sur les fournisseurs d'énergie.
www.afutt.fr
Conseils sur la téléphonie et Internet.
www.orcab.com
Site de l'Organisation des coopératives d'achat du bâtiment.
www.pmecentrale.fr
Site de centrale d'achats généraux pour PME.

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