[Tribune] La gestion des crédits client des artisans

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[Tribune] La gestion des crédits client des artisans

Le risque client est celui de ne pas être payé par les clients, donc d'avoir à payer des charges, des marchandises, etc. pour rien. Louis Chavanat, animateur du réseau d'experts en credit management LLBV management, expose comment le limiter ou, s'il est déjà trop tard, y remédier.

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Le risque client existe entre la livraison et le paiement de la facture. Si la production est spécifique et fabriquée sur mesure, alors le risque commence dés la commande car si le client change d'avis, le produit ne pourra pas être vendu à un autre client. Ce risque s'aggrave en additionnant les factures non payées, et à chaque fois que les retards augmentent.

La première cause de faillite des très petites entreprises " est le retard de paiement par les clients. Il existe trois causes de retard :

  • La mauvaise gestion du fournisseur qui ne sait pas bien facturer.
  • Les litiges (qualité, livraison).
  • La mauvaise foi ou la mauvaise application d'un contrat par les clients.

Un risque ne disparaît jamais complètement. Mais pour l'atténuer très fortement, il faut le connaître et le gérer. C'est à dire :

  • Réaliser de manière professionnelle toutes les opérations de vente et de gestion.
  • Suivre les encaissements et prendre très vite les décisions adéquates.
  1. Les opérations de prévention du risque
  1. Prospection

Ne prospecter que des clients a priori solvables. Il ne s'agit pas de prêter uniquement aux riches, mais uniquement à ceux qui peuvent payer les factures.

  1. Connaissance des clients

Nom (la raison sociale est le nom officiel), adresse, numéro de téléphone, e-mail et nom du contact sont des basiques. On fera attention à enregistrer une adresse de facturation avec téléphone et e-mail valables, si elle est différente de l'adresse de livraison.

Pour bien faire, il faut avoir aussi le numéro d'identification qui permet de s'assurer de l'existence légale, réelle, du client. Le plus simple, en France, est le numéro SIREN que l'on trouve facilement sur internet[1].

  1. Contrat

En cas de problème avec un client, un bon avocat saura toujours reconstituer un contrat à partir d'échanges d'e-mails, de promesses et d'habitudes. Mais rien de plus simple et de plus économique que de se mettre d'accord dès la commande avec son client sur la chose (le bien, le service, les quantités...), le prix (y compris les taxes et les frais divers), et les conditions de paiement.

Un contrat peut être constitué de conditions générales de vente (qui s'appliquent à un ensemble de clients), et de conditions particulières (qui ne s'appliquent qu'à un seul client).

  1. Les conditions de paiement

Il y a quatre sujets à préciser dans le contrat :

  1. Le délai de paiement entre la date de la facture et la date du paiement.

La loi impose un maximum : 60 jours, ou 45 jours fin de mois, ou fin de mois + 45 jours. Au delà, c'est illégal. Si rien n'est convenu dans les contrats ou en cas de désaccord, le délai sera de 30 jours. C'est aussi la loi[2].

La date de paiement attendu, c'est évidemment la date à laquelle l'argent doit être sur le compte bancaire du fournisseur, pas la date à laquelle le client doit sortir son chéquier.

  1. Le moyen de paiement, qui doit être simple, rapide et efficace.

Préférez le virement aux chèques qui ne sont jamais signés ni envoyés à l'heure, et qui demandent un temps de traitement long[3]. Mais si vous avez l'occasion de passer chez votre client, n'hésitez pas à repartir avec un chèque plutôt qu'une promesse de virement !

Un professionnel reste libre d'accepter ou de refuser le paiement par carte bancaire.

Au delà de 1000 euros, le paiement en espèces entre professionnels est interdit par la loi.

  1. L'escompte pour paiement anticipé.

C'est la petite réduction[4] si le client paye immédiatement. Ne pas oublier le "immédiatement", car nombreux sont les clients qui vont essayer de déduire l'escompte tout en payant au délai normal.

  1. Les conditions de facturation.

C'est d'abord le support de la facture : papier ou électronique (pdf pour les petites entreprises)[5]. C'est ensuite les indications particulières à poser sur la facture pour qu'elle soit bien enregistrée et payée (un numéro de commande, le nom du lieu de livraison par exemple). Si vous découvrez que les factures ne seront payées que sur indication d'un numéro de commande, alors exigez ce numéro avant de commencer à travailler. Tant que ce numéro n'est pas émis par votre client, il aura beau jeu de refuser les livraisons et donc les paiements.

C'est enfin le cadencement : x% à la commande, y% à la livraison des premières pièces, et le solde à la livraison des dernières pièces ou à la fin du chantier. Quand le client est public, il faut demander le plus d'avance possible.

  1. Les garanties et les limites de crédit

Il est sain de mettre des limites de crédit aux clients si les montants ou le risque sont significatifs, ou si plusieurs personnes sont amenées à prendre des commandes. Pour des questions de lisibilité, il faut qu'apparaissent en rouge dans les fichiers Excel d'un artisan, les montants des créances qui touchent la limite de crédit.

Quant aux garanties, qui ont toutes des dates de validité, elles sont souvent plus psychologiques que réelles. À moins que vous ne sachiez les actionner en cas de besoin, il vaut mieux préférer du cash à des promesses.

  1. La prise de commande dans le cadre d'un contrat

La renégociation des conditions de paiement à chaque commande est dangereuse. Le client finirait par appliquer à toutes les factures les conditions qui lui seront le plus favorable.

Notes

[1] Le RCS est le numéro du Registre du Commerce et des Sociétés (une ville et 9 chiffres). Le SIREN - Système Informatique du Répertoire des ENtreprises - est le numéro officiel unique national français (les 9 chiffres du RCS). Le SIRET précise l'entreprise et l'établissement (14 chiffres composés du SIREN et du numéro d'établissement NIC à 5 chiffres). Le numéro de TVA intra-communautaire est composé en France du SIREN précédé d'un code pays et de 2 chiffres. Si le client est hors d'Europe, on pourra enregistrer son numéro d'identification local ou l'identifiant international D-U-N-S Number géré par l'entreprise de surveillance Altares - Dun & Bradstreet.
[2] Art. L441-6 du code de commerce. Il y a des exceptions pour les affaires faites entre la métropole et les Outre-Mer, et dans quelques secteurs d'activité.
[3]
La France est un pays où les outils de paiement sont nombreux, modernes et efficaces. Les effets de commerce, traites et billets à ordre sont maintenant électroniques. Quand on gère moins de 80 clients par mois, il faut se contenter des outils les plus simples.
[4]
Attention au traitement comptable un peu particulier.
[5]
L'expert comptable vous aidera à assurer l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité obligatoires du fichier pdf.

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Louis Chavanat, LLBV management

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